n8nSchwierigkeit: Leicht

💸Offene Rechnungen automatisch und freundlich mahnen

Offene Rechnungen werden automatisch gemahnt: Der Workflow prüft täglich deine Google-Rechnungsliste, erkennt überfällige Posten und schickt pünktlich eine professionelle Zahlungserinnerung – du musst nichts tun.

😓Das Problem

Offene Rechnungen nachzufassen ist unangenehm und du schiebst es auf. Kunden zahlen immer später, dein Cashflow leidet und du verbringst emotionale Energie mit einem Prozess, den du niemals magst – also passiert nichts, bis es zu spät ist.

⚡Die automatisierte Lösung

Der Workflow prüft täglich deine Rechnungsliste in Google Sheets, erkennt alle überfälligen Posten und schickt automatisch eine freundliche, professionell formulierte Zahlungserinnerung – mit passender Formulierung je nachdem, wie viele Tage die Rechnung überfällig ist. Kein unangenehmes Nachfassen mehr.

Dein Effizienzgewinn

Ersparnis / Woche

12h

Ersparnis / Monat

~5.460 €

Wert / Jahr (35 €/h)

Automatisierungsgrad88%

In 3 Schritten startklar

Erstelle eine Google-Rechnungstabelle mit diesen Spalten: Kundenname, E-Mail, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Betrag in Euro, Zahlungsstatus (Offen oder Bezahlt), Anzahl Mahnungen, Letzte Mahnung am. Der Workflow liest diese Tabelle täglich aus und prüft, welche Zeilen den Status 'Offen' haben und deren Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit liegt. Du aktualisierst die Spalte 'Zahlungsstatus' manuell auf 'Bezahlt', sobald du eine Zahlung erhältst – das stoppt automatisch weitere Mahnungen.

Importiere den Workflow in n8n und verbinde den 'Google Sheets'-Knoten mit deiner Rechnungstabelle. Verbinde den 'Gmail'-Knoten mit deinem E-Mail-Konto. Erstelle drei E-Mail-Vorlagen: Vorlage 1 (7 Tage überfällig): 'Sehr geehrte/r {{Kundenname}}, wir möchten Sie freundlich daran erinnern, dass unsere Rechnung Nr. {{Rechnungsnummer}} über {{Betrag}} Euro am {{Fälligkeitsdatum}} fällig war. Vielleicht hat die Zahlung unsere Buchhaltung noch nicht erreicht – bitte prüfen Sie dies kurz.' Vorlage 2 (14 Tage): Bestimmtere Formulierung mit neuem Zahlungsziel in 5 Tagen. Vorlage 3 (21+ Tage): Formelle Mahnung mit ausdrücklichem Hinweis auf rechtliche Schritte.

Füge im Workflow einen 'IF'-Knoten ein, der die Anzahl der überfälligen Tage berechnet (Heute minus Fälligkeitsdatum) und die richtige Vorlage auswählt. Nach dem Versand aktualisiert n8n automatisch 'Anzahl Mahnungen' (+1) und 'Letzte Mahnung am' (heutiges Datum). Setze den Zeitplan auf jeden Morgen um 8 Uhr. Teste den Workflow mit einer Testzeile mit gestrigem Fälligkeitsdatum.

Häufige Fragen

Brauche ich Programmierkenntnisse für diesen Workflow?

Nein. Alle Workflows auf ProzessPilot sind ohne Programmierkenntnisse einsatzbereit. Du folgst einfach der Schritt-für-Schritt-Anleitung und klickst dich durch die Benutzeroberfläche von n8n.

Was kostet die Nutzung?

Der Workflow erfordert ein kostenpflichtiges Konto bei n8n. Die Preise beginnen bei wenigen Euro pro Monat – deutlich weniger als die eingesparte Arbeitszeit.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Die Einrichtung dauert in der Regel 15–30 Minuten. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung führt dich sicher durch den gesamten Prozess.

#Rechnungen #E-Mail #Buchhaltung

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Offene Rechnungen automatisch und freundlich mahnen

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Tool: n8n

Schwierigkeit: Leicht

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