n8nSchwierigkeit: Mittel

💼Mandanten-Onboarding automatisieren und beschleunigen

Neues Mandat, alles eingerichtet in 60 Sekunden: Formular ausfüllen – der Workflow legt den Mandanten in HubSpot an, erstellt alle Onboarding-Aufgaben in Asana und benachrichtigt das Team per Slack.

😓Das Problem

Bei jedem neuen Mandat machst du dieselbe Arbeit von Hand: E-Mail schreiben, ins CRM eintragen, Checkliste anlegen, Kollegen informieren. Das kostet 1–2 Stunden pro Neukunden – reine Verwaltungsarbeit statt Beratung.

⚡Die automatisierte Lösung

Ein ausgefülltes Jotform-Ersterfassungsformular löst automatisch alles gleichzeitig aus: Mandant in HubSpot angelegt, alle Onboarding-Aufgaben in Asana erstellt, Team per Slack informiert, Willkommens-E-Mail an den Mandanten versendet. Alles in unter 60 Sekunden, ohne manuelle Eingabe.

Dein Effizienzgewinn

Ersparnis / Woche

24h

Ersparnis / Monat

~10.920 €

Wert / Jahr (35 €/h)

Automatisierungsgrad90%

In 3 Schritten startklar

Erstelle ein kostenloses Jotform-Konto (jotform.com) und baue dein Ersterfassungsformular für neue Mandate. Pflichtfelder: Firmenname, Ansprechpartner (Vor- und Nachname), E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Steuer-ID/Steuernummer, Art des Mandats (Dropdown: Jahresabschluss, Buchführung, Steuerberatung, etc.), gewünschter Beginn, besondere Hinweise (Freitextfeld). Gestalte das Formular professionell mit deinem Kanzlei-Logo – es ist der erste digitale Eindruck für neue Mandanten.

Importiere den Workflow in n8n und verbinde vier Systeme: (1) HubSpot: In HubSpot unter 'Einstellungen → Integrationen → Private Apps' eine neue App erstellen, Lese- und Schreibzugriff auf Kontakte vergeben, den API-Key kopieren und in n8n eintragen. (2) Asana: Unter developers.asana.com einloggen, zu 'My Profile Settings → Apps → Personal Access Tokens' gehen, ein Token erstellen und in n8n eintragen. (3) Slack: Unter api.slack.com/apps eine neue App mit 'Incoming Webhooks' erstellen, den Webhook-URL für deinen Kanzlei-Kanal kopieren. (4) Gmail: Über 'Add Credential → Google OAuth2' verbinden.

Konfiguriere in n8n die Asana-Aufgaben, die für jedes neue Mandat automatisch erstellt werden sollen, zum Beispiel: 'Vollmacht einholen' (fällig: Mandatsbeginn + 3 Tage), 'Stammdaten in DATEV erfassen' (+5 Tage), 'Erstgespräch terminieren' (+1 Tag), 'Buchhaltungsunterlagen anfordern' (+7 Tage). Passe Aufgaben und Fristen an deinen Kanzlei-Prozess an. Verfasse die Willkommens-E-Mail und den Slack-Benachrichtigungstext. Schicke danach bei einem neuen Mandat einfach den Jotform-Link – der Rest erledigt sich selbst.

Häufige Fragen

Brauche ich Programmierkenntnisse für diesen Workflow?

Nein. Alle Workflows auf ProzessPilot sind ohne Programmierkenntnisse einsatzbereit. Du folgst einfach der Schritt-für-Schritt-Anleitung und klickst dich durch die Benutzeroberfläche von n8n.

Was kostet die Nutzung?

Der Workflow erfordert ein kostenpflichtiges Konto bei n8n. Die Preise beginnen bei wenigen Euro pro Monat – deutlich weniger als die eingesparte Arbeitszeit.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Die Einrichtung dauert in der Regel 15–30 Minuten. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung führt dich sicher durch den gesamten Prozess.

#CRM #E-Mail

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Tool: n8n

Schwierigkeit: Mittel

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Wie viele Vorgänge hast du pro Woche?

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