n8n✓ KostenlosSchwierigkeit: Leicht

🧾Honorarrechnungen automatisch erstellen und versenden

Monatsende ohne Rechnungsstress: Der Workflow liest deine Stundennachweise aus Google Sheets, erstellt für jeden Mandanten automatisch eine PDF-Honorarrechnung und schickt sie direkt per E-Mail – alle Rechnungen in Minuten.

😓Das Problem

Am Monatsende tippst du für jeden Mandanten eine Honorarrechnung ab: Stunden suchen, MwSt. berechnen, Vorlage befüllen, PDF erstellen, E-Mail schreiben. Bei 20 Mandanten verlierst du einen halben Tag für reine Dateneingabe.

⚡Die automatisierte Lösung

Du pflegst deine Stunden in Google Sheets wie gewohnt. Am Monatsende startest du den Workflow einmalig. Er liest alle Stundennachweise aus, berechnet die Honorarsumme, erstellt für jeden Mandanten eine professionelle PDF-Rechnung und schickt sie per E-Mail. Alle Rechnungen in Minuten statt Stunden.

Dein Effizienzgewinn

Ersparnis / Woche

20h

Ersparnis / Monat

~9.100 €

Wert / Jahr (35 €/h)

Automatisierungsgrad85%

In 3 Schritten startklar

Richte deine Stundennachweistabelle in Google Sheets ein. Sie sollte folgende Spalten enthalten: Mandant, Mandanten-E-Mail, Datum der Leistung, Leistungsbeschreibung, Stunden, Stundensatz, Rechnungsmonat. Pro Mandant können mehrere Zeilen existieren (eine pro Leistungsposition). Der Workflow gruppiert sie automatisch nach Mandant und Monat und summiert die Stunden. Trage deine Zeiten so ein wie bisher – ohne Zusatzaufwand.

Importiere den Workflow in n8n und verbinde den 'Google Sheets'-Knoten mit deiner Stundentabelle. Verbinde ein PDF-Generierungsmodul: Nutze entweder den integrierten 'HTML-to-PDF'-Knoten in n8n oder den externen Service PDFMonkey.io. Bei PDFMonkey: Erstelle dort eine Rechnungsvorlage mit Platzhaltern für Mandantenname, Leistungspositionen, Gesamtbetrag netto, MwSt., Gesamtbetrag brutto, Bankverbindung und Rechnungsnummer. Verbinde PDFMonkey in n8n über den API-Key (zu finden im PDFMonkey-Dashboard unter Account → API Key).

Verbinde den 'Gmail'-Knoten mit deinem Kanzlei-E-Mail-Konto. Verfasse die Begleit-E-Mail: 'Sehr geehrte/r {{Mandant_Name}}, anbei übersende ich Ihnen unsere Honorarrechnung für {{Monat}} {{Jahr}} über {{Betrag}} Euro. Bei Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen, [Dein Name].' Starte den Workflow am Monatsende einmalig manuell oder richte einen automatischen Zeitplan auf den letzten Werktag des Monats ein.

Häufige Fragen

Brauche ich Programmierkenntnisse für diesen Workflow?

Nein. Alle Workflows auf ProzessPilot sind ohne Programmierkenntnisse einsatzbereit. Du folgst einfach der Schritt-für-Schritt-Anleitung und klickst dich durch die Benutzeroberfläche von n8n.

Was kostet die Nutzung?

Der Workflow selbst ist 100 % kostenlos. n8n bietet einen kostenlosen Tarif an, der für die meisten kleinen Betriebe ausreicht.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Die Einrichtung dauert in der Regel 15–30 Minuten. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung führt dich sicher durch den gesamten Prozess.

#Rechnungen #PDF #E-Mail #Buchhaltung

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Kostenlos verfügbar

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✓ Kein Kreditkarte nötig · ✓ In 5 Min. einsatzbereit

Spart 5h pro Woche

Tool: n8n

Schwierigkeit: Leicht

100% kostenlos

Dein persönlicher ROI-Rechner

Wie viele Vorgänge hast du pro Woche?

1100200

13.3h

pro Woche

53h

pro Monat

693h

pro Jahr

Das entspricht einem Gegenwert von

~24.255 € / Jahr

(bei 35 €/h Stundensatz)

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