📊Belege per E-Mail automatisch erfassen und sortieren

Erstelle eine Google-Tabelle für deine Buchhaltungsbelege mit folgenden Spalten: Datum Eingang, Rechnungsdatum, Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag netto, MwSt.-Satz, Betrag brutto, Kategorie (Büromaterial / Software-IT / Marketing / Fahrzeug-Reise / Miete / Personal / Sonstiges), Zahlungsstatus (Offen/Bezahlt), Bemerkung. Diese Tabelle ist dein zentrales Belegarchiv – du und dein Steuerberater könnt jederzeit darauf zugreifen.

Erstelle einen Make.com-Account und importiere die Vorlage. Verbinde das 'Gmail'-Modul mit deinem Geschäfts-E-Mail-Konto über 'Add a connection → Gmail'. Setze einen Inhaltsfilter: Nur E-Mails mit PDF- oder JPEG-Anhängen werden verarbeitet. Verbinde das 'OpenAI ChatGPT'-Modul mit deinem API-Key von platform.openai.com. Der Extraktions-Prompt: 'Analysiere diese E-Mail und den Anhang (Rechnung). Extrahiere: Lieferant (Name), Rechnungsdatum (TT.MM.JJJJ), Rechnungsnummer, Nettobetrag, MwSt.-Satz, Bruttobetrag, Zahlungsziel. Ordne der Rechnung eine dieser Kategorien zu: Büromaterial, Software-IT, Marketing, Fahrzeug-Reise, Miete, Personal, Sonstiges. Antworte ausschließlich als JSON.'

Verbinde das 'Google Sheets → Add a Row'-Modul und mappe jeden JSON-Wert auf die entsprechende Tabellenspalte. Aktiviere das Szenario. In der ersten Woche: Überprüfe die automatisch eingetragenen Kategorien auf Korrektheit und verfeinere bei Bedarf den KI-Prompt. Nach 2–3 Wochen läuft die Kategorisierung präzise und du musst nichts mehr manuell eintippen.