🤖Mahnwesen mit KI intelligent und stufenweise automatisieren

Importiere den Workflow in n8n und verbinde den 'Google Sheets'-Knoten mit deiner Rechnungstabelle (Spalten: Kundenname, E-Mail, Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum, Zahlungsstatus, Mahnstufe). Verbinde den 'OpenAI'-Knoten mit deinem API-Key von platform.openai.com. Richte einen 'Switch'-Knoten ein mit drei Ausgabekanälen: Kanal 1 = Fälligkeitstage zwischen 7 und 13, Kanal 2 = zwischen 14 und 20, Kanal 3 = 21 und mehr. Der Workflow berechnet die Tage automatisch als Differenz zwischen heutigem Datum und dem Fälligkeitsdatum.

Konfiguriere drei separate GPT-4.1-Prompts: Stufe 1 (7–13 Tage): 'Schreibe eine freundliche Zahlungserinnerung auf Deutsch für Rechnung Nr. {{Rechnungsnummer}} über {{Betrag}} Euro, fällig am {{Fälligkeitsdatum}}. Ton: höflich, kein Druck, vielleicht hat die Zahlung uns noch nicht erreicht. Max. 80 Wörter. Absender: {{Firmenname}}.' Stufe 2 (14–20 Tage): 'Bestimmte zweite Zahlungsaufforderung. Ton: professionell, direkt, ohne Entschuldigungen. Nenne ein neues Zahlungsziel in 7 Tagen. Max. 100 Wörter.' Stufe 3 (21+ Tage): 'Formelle dritte Mahnung. Ton: sachlich, ernst. Letzte Frist in 5 Werktagen. Erwähne, dass bei Nicht-Zahlung ein Inkassodienstleister oder rechtliche Schritte eingeleitet werden. Max. 120 Wörter.'

Verbinde den 'Gmail'-Knoten und stelle ein, dass du automatisch eine BCC-Kopie jeder Mahnung erhältst. Nach dem Versand aktualisiert n8n die Mahnstufe in der Tabelle automatisch. Setze den Zeitplan auf jeden Morgen um 8 Uhr. Nach ca. einer Woche im Echtbetrieb wirst du feststellen, dass Kunden schneller zahlen – allein weil die Mahnungen jetzt konsequent und pünktlich kommen.