n8nSchwierigkeit: Mittel

🧾Eingehende Rechnungen per KI automatisch verarbeiten & ablegen

Eingangsrechnungen auf Autopilot: KI liest PDF-Rechnungen aus deinem Postfach, extrahiert alle Buchungsdaten automatisch, legt sie in Google Drive strukturiert ab und bereitet eine DATEV-kompatible Übersicht für den Steuerberater vor.

😓Das Problem

Eingehende PDF-Rechnungen müssen manuell geöffnet, alle Daten abgetippt, in Ordner einsortiert und für den Steuerberater aufbereitet werden. Bei 30 Rechnungen pro Monat verlierst du mehrere Stunden für eine Aufgabe, die ein Algorithmus in Sekunden erledigt.

⚡Die automatisierte Lösung

Der Workflow liest eingehende Rechnungen per IMAP aus deinem Postfach, lässt KI alle Informationen extrahieren (Betrag, MwSt., Lieferant, Datum, Rechnungsnummer), legt PDFs geordnet nach Jahr und Kategorie in Google Drive ab und erstellt eine DATEV-kompatible CSV für den direkten Steuerberater-Import.

Dein Effizienzgewinn

Ersparnis / Woche

24h

Ersparnis / Monat

~10.920 €

Wert / Jahr (35 €/h)

Automatisierungsgrad92%

In 3 Schritten startklar

Importiere den Workflow in n8n und verbinde den 'IMAP'-Knoten mit deinem E-Mail-Postfach. Bei Gmail: Gehe zu 'Google-Konto → Sicherheit → IMAP aktivieren'. Bei Outlook: In den Outlook-Einstellungen unter 'Synchronisierungseinstellungen → POP und IMAP' aktivieren und ein App-Passwort erstellen. Trage im IMAP-Knoten ein: E-Mail-Adresse, App-Passwort, Mailserver (z. B. imap.gmail.com für Gmail), Port 993 (SSL). Der Workflow prüft das Postfach alle 5 Minuten auf neue E-Mails mit PDF-Anhängen.

Verbinde den 'OpenAI'-Knoten mit deinem API-Key. Der Extraktions-Prompt: 'Du erhältst Text einer Rechnung. Extrahiere folgende Daten und antworte ausschließlich als JSON: {"lieferant": "...", "rechnungsdatum": "TT.MM.JJJJ", "rechnungsnummer": "...", "nettobetrag": 0.00, "mwst_satz": 19, "bruttobetrag": 0.00, "zahlungsziel": "TT.MM.JJJJ", "kategorie": "..."}'. Für die DATEV-Vorbereitung: Füge einen 'Code'-Knoten hinzu, der die Daten ins DATEV-Buchungssatz-Format umwandelt (Belegdatum, Betrag, Gegenkonto, Kostenstelle, Buchungstext).

Verbinde den 'Google Drive'-Knoten: PDFs werden automatisch in einem strukturierten Ordner abgelegt: /Belege/{{Jahr}}/{{Monat}}/{{Lieferant}}_{{Rechnungsnummer}}.pdf. Erstelle außerdem eine Google Sheets-Tabelle im DATEV-kompatiblen Format. Dein Steuerberater exportiert sie als CSV und importiert sie direkt in DATEV – ohne weitere Dateneingabe seinerseits. Dieser Workflow spart dir und deinem Steuerberater zusammen mehrere Stunden pro Monat.

Häufige Fragen

Brauche ich Programmierkenntnisse für diesen Workflow?

Nein. Alle Workflows auf ProzessPilot sind ohne Programmierkenntnisse einsatzbereit. Du folgst einfach der Schritt-für-Schritt-Anleitung und klickst dich durch die Benutzeroberfläche von n8n.

Was kostet die Nutzung?

Der Workflow erfordert ein kostenpflichtiges Konto bei n8n. Die Preise beginnen bei wenigen Euro pro Monat – deutlich weniger als die eingesparte Arbeitszeit.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Die Einrichtung dauert in der Regel 15–30 Minuten. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung führt dich sicher durch den gesamten Prozess.

#Rechnungen #PDF #E-Mail #Buchhaltung #DATEV

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Tool: n8n

Schwierigkeit: Mittel

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Wie viele Vorgänge hast du pro Woche?

1100200

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